Arkevia est un coffre-fort numérique destiné à recevoir et conserver des documents professionnels dématérialisés, principalement les bulletins de paie. Le compte Arkevia fonctionne comme un espace de stockage sécurisé rattaché à chaque salarié, alimenté automatiquement par le logiciel de paie de l’employeur. Comprendre son fonctionnement suppose de clarifier ce qui le distingue d’un simple espace de stockage en ligne : la valeur probante des documents archivés, garantie par un cadre normatif précis.
Valeur probante sur Arkevia : ce que garantissent les normes NF Z42-020 et NF 203/443
Un fichier PDF stocké sur un disque dur ou dans un cloud classique n’a pas de valeur juridique particulière. Sur Arkevia, chaque document déposé acquiert une valeur probante, ce qui signifie qu’il peut être opposé en cas de litige comme preuve recevable.
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Cette valeur repose sur deux référentiels. Le premier est la norme NF Z42-020, le référentiel français pour les systèmes d’archivage électronique. Elle impose trois exigences techniques : la traçabilité complète des dépôts, un horodatage certifié au moment de l’archivage, et l’inaltérabilité des fichiers une fois scellés.
Le second est la certification NF 203/443, spécifique aux coffres-forts numériques à vocation probatoire. Elle impose que chaque document soit horodaté individuellement et que son intégrité reste vérifiable dans le temps. Concrètement, si un bulletin de paie est modifié après son dépôt, le système le détecte et le signale.
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La différence avec un service comme Google Drive ou Dropbox tient entièrement là. Ces plateformes stockent des fichiers. Arkevia les archive avec une empreinte numérique qui prouve qu’ils n’ont pas été altérés depuis leur dépôt. Pour un salarié contestant un montant sur une fiche de paie ancienne, cette distinction change tout.
Durée de conservation sur un compte Arkevia : le cadre légal des 50 ans
La loi impose que les bulletins de paie dématérialisés soient conservés pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Le compte Arkevia est conçu pour respecter cette obligation, ce qui a une conséquence directe : le compte reste accessible même après un départ de l’entreprise.
Un salarié qui quitte son employeur conserve son accès à myarkevia.com avec ses identifiants personnels. Les documents déjà archivés ne sont ni supprimés ni transférés. L’ancien employeur n’a plus la possibilité d’y accéder, mais le salarié garde la main sur l’ensemble de son historique.
Ce point est souvent source de confusion. Le coffre-fort numérique n’appartient pas à l’entreprise. Il est rattaché à l’identité du salarié. L’employeur finance le service et alimente le coffre, mais le contenu reste la propriété du titulaire du compte.
Authentification forte sur myarkevia.com : ce qui change en 2026
La connexion au compte Arkevia passe aujourd’hui par un identifiant et un mot de passe classiques. Ce fonctionnement va évoluer : une authentification forte est annoncée pour le 15 juillet 2026 sur la plateforme myarkevia.com.
Le changement concret pour les utilisateurs sera l’ajout d’un code dynamique en complément du mot de passe habituel, sur le modèle de ce que pratiquent les banques en ligne ou le portail des impôts. Cette migration implique une indisponibilité temporaire du service pendant la bascule.
Conséquences pratiques pour les salariés et les DRH
Pour les salariés, il faudra disposer d’un numéro de téléphone mobile valide associé au compte pour recevoir le code de vérification. Les personnes qui n’ont pas mis à jour leurs coordonnées risquent de se retrouver bloquées après la migration.
Pour les services RH, la communication en amont devient nécessaire. Prévenir les collaborateurs, vérifier que les coordonnées de contact sont à jour dans le système, et anticiper les demandes de support après la bascule font partie de la préparation.
- Vérifier que le numéro de téléphone associé au compte Arkevia est à jour avant juillet 2026
- Conserver ses identifiants actuels, car le mot de passe restera nécessaire en complément du code dynamique
- Anticiper une indisponibilité du service le jour de la migration
Stockage de documents personnels dans le coffre-fort Arkevia
Le compte Arkevia ne se limite pas aux bulletins de paie. La plateforme propose un espace de stockage complémentaire où le titulaire peut déposer ses propres documents : pièce d’identité, contrat de location, attestations diverses.
Ces documents personnels bénéficient du même niveau de sécurité et de conformité RGPD que les bulletins de paie archivés par l’employeur. La différence est que les documents personnels ne sont pas horodatés avec valeur probante de la même manière que les bulletins déposés automatiquement par le système de paie.
Un passeport scanné et déposé manuellement dans le coffre est protégé contre les accès non autorisés et stocké de façon chiffrée. En revanche, il ne dispose pas du scellement numérique qui accompagne un bulletin de paie transmis via le flux automatisé entre le logiciel de paie et Arkevia. La nuance est technique, mais elle compte si la question de la preuve se pose.
Flux automatisé entre logiciel de paie et coffre-fort numérique Arkevia
Le fonctionnement quotidien d’Arkevia repose sur une intégration directe avec les logiciels de paie utilisés par les entreprises. Le processus est entièrement automatisé :
- Le logiciel de paie génère le bulletin au format PDF
- Le fichier est transmis à la plateforme Arkevia via un connecteur sécurisé, sans intervention manuelle du service RH
- Le document est horodaté, scellé numériquement, puis déposé dans le coffre-fort du salarié concerné
- Le salarié reçoit une notification l’informant qu’un nouveau document est disponible
Aucune manipulation humaine n’intervient entre la génération du bulletin et son archivage. Ce flux réduit les risques d’erreur, de perte ou de modification accidentelle. Pour les entreprises, cela supprime aussi les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal des fiches de paie.
Le coffre-fort numérique Arkevia remplit une fonction précise : archiver des documents avec une garantie d’intégrité sur plusieurs décennies. Le passage à l’authentification forte en 2026 renforce la protection d’accès sans modifier le principe de base. Pour tout titulaire d’un compte, la priorité reste de maintenir ses coordonnées à jour et de distinguer clairement les documents à valeur probante de ceux simplement stockés.
